Les conseils de l'ordre

Gérer la paperasse

Vous savez, 99% de ma clientèle déteste la paperasse et se laisse envahir de piles plus ou moins groupées par catégories.

Le 1 % qui reste préfère garder l'anonymat ou sont archivistes.

Une nouvelle question m'est adressée à ce sujet.

Mon véritable fouillis demeure la paperasse. Il y a de jolies piles ici et là , en plus des multiples chemises de classement.. toutes remplies. 

On ajoute à cela la correspondance de toute la famille, chaque semaine. 

J'aimerais des trucs qui soient à la fois esthétiques et opérationnels dans plusieurs pièces de la maison.

Mmmm... t'as des suggestions?

Merci à l'avance pour les conseils!

Les papiers sont liés; 

• à la vie adulte, donc aux responsabilités (factures, comptes en banque, hypothèque...)
• aux informations, donc à l'importance d'être au courant (recettes, coupures de presse selon vos intérêts...)
• au passé, donc aux sentiments (notes de cours, cartes de fêtes, lettres d'amour...)  

 La première catégorie est souvent mal gérée parce que vous avez peur de jeter des papiers importants et d'être poursuivi en justice pour plusieurs milliers de dollars. Ou encore, vous avez peur de les jeter à la récup' et de vous faire voler votre identité.

Ces deux liens, que vous trouvez en permanence ici même en haut à droite, peuvent vous aider à calmer cette phobie.

Un provient des archives nationale du Québec et l'autre est pour celles d'entre vous qui ont des montagnes de papiers à faire déchiqueter.

La deuxième catégorie s'accumule parce que vous avez peur de rater une information importante.

Cela est souvent lié à votre besoin d'être valorisé par cette information, ou avec ce que vous en ferez de cette information (recette, renseigner un ami, appuyer vos dire,être considérer comme une source d'infos...)

La troisième catégorie, si elle est un problème d'importance, vous encombre car elle vous rassure sur ce que vous avez été, sur qui vous a aimé et sur le contrôle que vous aviez sur votre vie à cette époque.

Vous me voyez venir?

Le titre de mon livre est Vaincre le désordre, mais son sous-titre est LE COMPRENDRE POUR L'ÉLIMINER! Faque tsé! ;-)

Vous aurez beau vous faire de belles chemises dans un beau classeur, si vous ne saisissez pas quels types de papiers vous envahissent, pourquoi cherchez vous à toutes les garder, quelles implications émotives cela vient susciter dans votre bedaine si vous vous en débarrasser, vous serez toujours dans ce bourbier.

Donc, 

Étape 1- Réfléchissez et déterminez quelles catégories vous accumulez sans contrôle

Étape 2- Dynamitez ces piles à raison de 30 minutes pas semaine (NON! pas plus que 30 minutes) jusqu'à l'épuisement des stokes

Étape 3- Regroupez le plus possible par catégories 

Étape 4- Trouvez le bon contenant pour le ranger.

Chez moi, mon rangement n'est pas une beauté de la nature, il est juste pratique.

Y'a la compagnie de mon chum, nos placements, notre maison, nos autos et ma compagnie. 

Tous ça dans un tiroir. Dans le tiroir de dessous, je range nos enveloppes d'impôts durant six ans.

Je ne classe pas au fur et à mesure, ça m'énarve!

J'attend que ma pile contienne à peu près une vingtaine de feuilles, et cela me prend 5 minutes pour les classer.

Cette pile est concentrée dans un classeur murale, dans les marches du sous-sol.

Vous pouvez en mettre près de la chambre des enfants, dans l'entrée, mais je vous en supplie, dynamitez avant de vous organiser ;-)

Deux fois par an, je fais des blitz de dynamitage et re-classage, durant environ 1 heure, cette étape est inévitable ;-( 

Ça vous aidera?

 

Cours ici, cours là

Faut bien décider d'arrêter pour se mettre à courir plus qu'avant!

J'ai une mauvaise toux depuis un mois, et ma fille aussi évidement. Entre mes quintes de toux qui mon font cracher comme un itinérant, mon père se fait débloquer une écoutille par le toubib, on refait la déco dans la salle télé, y'a des tonnes de bonbons à manger, des souper avec des amis, le rangement des choses estivales, shower de bédaine, souper de filles, je regarde sur le net le duplex à vendre de mes voisins, j'envoie par la poste des livres en France, réponds à des mails, gère un plombier, un ferblantier, un rembourreur, et surtout je regarde le soleil qui décline à vu d'œil.

Mais je peux bien prendre le plaisir de répondre à une lectrice provocatrice tout de même!
En plus, j'ai plein de photos pour commenter mes suggestions et répondre à sa question.

Q:Bonjour Sophie!

J'ai beaucoup aimé vos exemples de dynamitage... ça m'a donné une idée!

Le patron est en vacances et la liste de chose à faire diminue... J'en profite donc pour poser une petite bombe au bureau! ;-)
À peine deux heures plus tard, je n'en reviens pas du résultat... Voyez mes photos avant-après... Ça travaille tellement mieux quand chaque chose est à sa place!

J'en profite pour vous poser une petite question... (Voir la photo "question") Qu'est-ce qu'on peut faire pour cacher les nombreux fils d'ordinateur dans un bureau disposé de cette façon? Disons qu'après le dynamitage, ils m'ont sauté aux yeux!

Merci!

Voici donc son bureau avant le dynamitage


Derrière son bureau, avant


On voit très bien ici qu'elle regroupe par catégorie. Faut avoir les nerfs solides durant le dynamitage!


Nous voici deux heures après

...


Et sa question en photos



Bien... bravo!
On peut dire «quand le chat n'est pas là, la souris classe»

Pour répondre à la question des fils...
Avec des bureaux aussi...comment dirais-je ? diaphane et gargantuesque ? J'avoue que le défi est de taille!

Pour celui de verre, peut-être que le mieux serait de la positionner autrement. Soit ton ordi contre le mur de la fenêtre. Tu serais dos au escaliers, par contre ;-( Y'a surement des logistiques que je ne peux voir ni comprendre, mais si tu peux, bouges les meubles !
Si non, rassembles les fils dans une vieille trippe de pneu de bicycle (coupée dans le sens de la longueur) ou dans un cache fil comme celui-ci. D'une manière ou d'une autre, fais-moi courir ce tapon de fils à droite de ton bureau et cole un rideau avec un velcro devant. C'est quoi cette manie de vouloir voir en dessus de la jupe de sa secrétaire à part ça ?  ;-)

Pour le mastodonte, y'a des power bar que tu peux visser. Le mieux serait donc de cacher la prise en dessous de la table. Bien entendu, les fils auront courus eux aussi dessous.

Petits ajouts de commentaires

1. Enlève la lampe face au bureau de rondin
2. Réclame à grand cris une armoire (immense) pour y ranger la papetrie qui traîne (caisses de papiers)
3. Une fois les caisses de papiers, troueuse, et cartables plus ou moins utiles rangés à porter de bras (se référer à mon livre, utilité-proximité) tu auras de la place pour déposer tes dossiers en attente qui se retrouvent sur ta surface de travail.

Allez, essaie ça et donnes nous des nouvelles!

Merci

La rentrée

J'adore le mois de septembre!
On a juste à me dire, retour en classe et l'odeur du crayon HB bien taillé me monte aux narines.

J'ai souvenir d'un bel automne en 1980.
Assise à mon bureau de bois bien ciré, un peu stressée devant cette dernière année d'école primaire.  M.Bédard voulait de l'ordre dans nos pupitres. Son enseignement commença là.
Dans la beauté de la lumière matinale, j'écoutais mon premier <prof homme>  me dicter comment classer mon matériel scolaire.
Mes crayons dans la petite «encavure» du pupitre à panneau, mes cahiers d'écriture à droite, mes livres de lecture à gauche et mon calepin noir au centre.

La vieille, en pensant à mon bel amoureux qui aurait comme prof, la «grosse Pauline», j'avais regardé ma mère couvrir mes cahiers avec du papier craft et du «masking tape»

Bon, trêve de souvenir.

Avez-vous un coin papeterie chez vous?

Je sais que c'est économique et pratique d'acheter en gros, mais une loi indéniable concerne cette manière d'acheter, PLUS VOUS EN AVEZ, MOINS VOUS LUI ACCORDEZ D'IMPORTANCE .
À preuve, on dira «prends-en prends-en, j'ai ai plein»!

Une poignée de crayons par ici, un paire de ciseau par là, des cartables vides au sous-sol, des paquets de paquet feuilles posés à la va comme j'te pousse, des restants de ruban à gommer dans un tiroir de cuisine...

Quand vient le temps de commencer une nouvelle année, à défaut de ne rien trouver, et parce que la commission scolaire l'exige, on achète de tout et en gros.

En établissant un coin «bureau en gros» Dans la maison, on s'assure de trouver rapidement, donc d'utiliser avant d'acheter.

Faites le test, parcourez la maison et regroupez sur la table de cuisine, feuilles, crayons, enveloppe, timbres, règles, gomme à effacer... et voyez de quel espace vous avez besoin. Une armoire ? un bureau ? une commode ? une garde-robe ?

Chez nous c'est un secrétaire qui a cette fonction

J'ai souvent vu ce genre d'éparpillement, je vous le dis, ça vaut la peine d'essayer!

Combien de temps garde-t-on ses papiers personnels?

Voilà déjà 4 ans, j'étais chroniqueuse pour les émissions  Le grand ménage  à canal vie.
À l'époque j'avais mentionné un lien pour savoir combien de temps on doit garder ses papiers personnels.

Comme les émissions  sont de retour, à 6 h30 les jours de semaine et que j'ai beaucoup de demande par courriel (l'adresse a été changée depuis le temps) je laisserai le lien en permanence ici dans la colonne de gauche. Amusez-vous bien !

Vous reconnaitrez sur ces photos le avant-après de cette émission

Je reviens bientôt avec comme sujet «Le retour en classe» Hmmm!

Insalubrité morbide ou syndrome de Diogène

C'est fou, j'ai la nette impression qu'il y a de plus en plus de gens qui souffrent de cette habitude de tout garder.
Je ne sais pas si il y a des degrés de morbidité, mais les symptômes semblent les mêmes d'un degré à l'autre.

• Isolement
• Honte
• Refus d'admettre que cette habitude nuit à leurs rapports humains
• Ne comprennent pas d'où viennent tout ces objets
• Vivent un état dépressif
• Sont convaincus que c'est la petitesse des lieux qui leur nuit

La famille et les amis des personnes qui souffrent d'insalubrité morbide ne comprennent pas pourquoi ils refusent leur aide, comment ils en sont venus à vivre ainsi. C'est très déstabilisant de rentrer dans une maison ou règle un désordre total.

Durant mes visites à domicile, j'ai rencontré à quelques reprises des personnes souffrant du syndrome de Diogène. Le sentiment d'étouffer est quasi instantané.

Si vous avez quelqu'un près de vous qui vit ce cauchemar, les services sociaux peuvent vous aider. Et surtout, considérez-le comme très souffrant. Ce n'est pas un manque de volonté qui les empêche de s'en sortir!

Classer son dessus de bureau...ouf!

Question pointue # 2

Q: ...PEUX-TU ME DONNER DES TRUCS POUR LE DESSUS DE MON BUREAU QUI EST TOUJOURS EN BORDEL , ET MON CLASSEMENT QUE JE NE RÉUSSIS PAS A FAIRE A MESURE ?

R: Les papiers sont beaucoup liés aux responsabilités contraignantes du monde d'adulte. Les gens qui les redoutent (98% de ma clientèle) traitent les papiers comme des monstres. Ils ferment la porte, convaincus qu'ils disparaitront ;-))

Alors pour vraiment mettre un terme au foutoir sur votre bureau, vous devez avant tout:

1. identifier la source de votre désintérêt (à part que ça soit plate)
   
   • pas de classeur solide,
   • trop de catégories,
   • papiers de plusieurs personnes
2. accorder 15 minutes par jour (pas plus) à faire des piles de papiers par catégorie si non:
   
   • vous aller vous écoeurer et tout laisser tombé
   • vous vous ramassez avec une énorme pile de papiers à passer au déchiqueteur
   • vous en mettrez partout et perdrez vos repères
3. une fois vos piles formées, séparez-les de nouveau mais cette fois en faisant une pile récup' et des piles à classer
   
   • ne lisez pas tout
   • n'hésitez pas
   • fiez vous à ce document crée par Les archives nationales du Québec pour connaitre combien de temps on doit garder ses papiers personnels Téléchargement archives_papiers_originale.pdf
4. triez de la même manière votre classeur
   
   • prenez une petite pile, triez-la et aller jouer dehors
5. groupez dans des chemises suspendues les cinq catégories et groupez dans des chemises les sous-groupes entre parenthèses
   
   • Maison (factures pour garanties, loyer, assurances, réparations...)                                 
   • auto (réparations, prêt, assurances)
   • finances ( placements, courrier de la banque, relevés de carte de crédit)
   • personnels (diplôme, passeports, certificats de naissance, testament)
   • impôt (tous vos papiers que vous devez accumuler pour vos impôts)

Les erreurs à éviter une fois votre classement instauré

1. vous obliger à classer vos papiers au fur et à mesure
   
   • réservez-vous un coin pour accumuler les papiers, une fois par semaine, par mois ou par trimestre, passez au travers tout en réglant vos comptes et en jetant un peu de papiers
2. croire que votre classement est éternel
   
   • vous devrez peut-être revoir votre classement dans un an. Je vous ai proposé des groupes mais vous pouvez bien les classer selon votre logique
3. aller vous acheter des chemises ou un classeur avant d'avoir trié vos papiers
   
   • comment savoir quelle quantité de chemises vous aurez besoin si vous n'avez pas triez?
4. endurer un bureau qui vous énerve sous prétexte que vous l'avez payé cher
   
   • si les tiroirs glissent mal, la surface de travail n'est pas assez grande... vendez ce cauchemar et cherchez des les bazars, le bureau de vos rêves

Si vous avez des coupures de presses, séparez-les par catégories et insérez-les dans des cartables identifiés.
Si vous trouvez la tâche trop lourdes, mettez moi tout ça à la récup', ça ne vous tient pas assez à coeur. De toute façon y'a internet!

Comme vous voyez, y'a plusieurs étapes pour mettre de l'ordre dans ses papiers. C'est l'affaire de plusieurs semaines. J'ai fais de mon mieux pour transmettre une réponse claire, si ce n'est pas le cas, faites-moi signe

Ne gardez que ce dont vous avez besoin quotidiennement sur votre bureau, le reste doit être ranger.

Mort sans papiers réglés..tu aurais dû voir not'air!

Je sais, j'aime un peu trop les jeux de mots. Mon chum en souffre quotidiennement ;-)

C'est un exercice un peu dérangeant que d'aller choisir qui s'occupera de nos biens, de notre enfant ou de nous même en cas d'invalidité ou de mort, pouach!

• Qui voulez-vous comme tuteur pour Agathe?
• Ben mon chum!
• Parfait et si vous mourrez en même temps?
• Eeee, ben lui?
• Ok, et si "lui", était avec vous et qu'il décède avec vous, ou quelques années plus tard?
• ASSEZ! on me torture!

Pour tout vous dire, aujourd'hui nous sommes allées mon chum et moi, faire quelques modifications chez notre gentille notaire. Qualité essentiel pour un bourreau émotif;-)

Pierre Légaré, (nom étrange pour guider les gens à mettre leurs papiers à l'ordre devant un notaire, mais bon) et Yvon Deschamps font de la promo pour les notaires.

À ma façon, j'en fait aussi la promo.
Voici un truc pour isoler vos papiers importants. Il n'est pas parfait mais rapide.
N'ayez crainte, ce truc ne vous fera pas mourir.

Prenez une fiche suspendue, inscrire sur l'onglet, "Papiers importants"


Dans une chemise, inscrire argent et,

insérez UN exemplaire de relevé de tous vos comptes en banque, de votre carte visa, de vos placements et emprunts.

Dans une autre, placez-y votre baptistaire, une vieille carte d'assurance maladie avec un coin coupée...bref réunissez  à un seul endroit toutes vos infos persos et bien entendu, passez chez le notaire.

Sur le site de Revenu Québec, et de Revenu Canada, y'a de quoi vouloir trouver un élixir de vie éternelle!

Si la maison de votre mère est embourbée, vous craignez surement de devoir faire ce sale boulot, c'est naturel. Alors pour Noël, peut-être que vous pourriez l'aider à faire cette chemise ou lui payer une partie des frais de notaire. De toute façon, si sa maison est pleine, n'allez pas en rajouter! ;-)